6 кроків до впровадження безпаперового офісу: гайд для бізнесу

Сьогодні час — це найцінніший ресурс бізнесу. І доки одні компанії днями оформлюють довідки та погоджують заяви на відпустку, інші — роблять це за лічені хвилини у кілька кліків.

За даними Fortune Business Insights, 46% працівників неефективно витрачають робочий час на паперові процеси. Автоматизація документообігу в рази скорочує зусилля на пошук, обробку та погодження документації. Але з чого розпочати впровадження безпаперового офісу в Україні? Розбираємо 6 основних кроків, як зробити цей перехід безпроблемним і ефективним.

1. Проведіть аудит паперових процесів

Перш ніж перейти на безпаперовий офіс, треба розуміти, які саме паперові процеси є в компанії і як вони впливають на динаміку роботи. Аудит допоможе все систематизувати, оцінити витрати й окреслити стратегію. 

Основні кроки аудиту:

• інвентаризація паперових процесів. Які документи компанія обробляє в паперовому форматі: договори, первинна бухгалтерія, внутрішні звіти, службові записки, заяви, кадрова документація, архівні файли;
• оцінка можливості переведення паперового документа в цифровий (наприклад, чи можна перевести рахунки в електронну форму з КЕП);
• визначення відділів, які найбільше залучені в паперовий документообіг (HR, бухгалтерія, логістика тощо);
• оцінка прямих (закупівля паперу, техніки, комплектуючих) і непрямих витрат (витрати часу працівників і керівників на пошук, подання, розгляд, погодження, підписання, доставлення);
• перевірка на дотримання законодавчих вимог у галузі;
• документування результатів аудиту та створення плану переходу на безпаперовий офіс (відділи, процеси, технології).

2. Визначте ключові цілі переходу на безпаперовий офіс і KPI

Щоб процес не був хаотичним, потрібно чітко визначити цілі та ключові показники ефективності переходу. 

Цілі повинні бути конкретними та вимірюваними, наприклад, «скоротити витрати на папір, друк і кур'єрське доставлення на 50% протягом першого року»  або «скоротити час на узгодження заяв і довідок з 4 днів до 3 годин» тощо. 

Наступний крок — визначення KPI, які відповідають цілям вашої цифрової трансформації. Це можуть бути, наприклад:

• відсоток переведених в електронний формат паперових документів;
• середній час підписання документа;
• щомісячні витрати на документообіг після впровадження рішення;
• кількість активних користувачів у цифровій системі документообігу тощо.

3. Оберіть рішення для електронного документообігу

З цим завданням краще звернутися до експертів із досвідом, оскільки від правильно автоматизованого документообігу залежить безперервність бізнес-процесів. Це база для безпаперового цифрового офісу.

Важливо, щоб обране рішення було адаптованим до цілей компанії, враховувало специфіку бізнесу та інтегрувалося з її інфраструктурою. Експерти MODUS X розробляють кастомізовані рішення для автоматизації документообігу на основі Creatio — однієї з найпотужніших платформ на ринку. 

Це дозволяє нам створювати персоналізовані системи електронного документообігу, адаптувати їх під конкретні бізнес-процеси кожного замовника, інтегрувати з усіма поточними системами, які використовує бізнес, і забезпечувати повний супровід, консультування та технічну підтримку.

‍Один із проєктів, який ми реалізували, — автоматизація документообігу в найбільшому енергетичному холдингу України, Групі ДТЕК. Раніше компанія оперувала понад двома мільйонами паперових документів щорічно. Після автоматизації 90% цієї документації переведено в цифровий формат. Час обробки й узгодження документів скоротився з 29 днів до пʼяти днів, а завдяки електронному підпису керівники підписують документи всього за пів хвилини замість 8 хвилин, як це було раніше.

Цей кейс — найкраще підтвердження, що перехід на безпаперовий офіс в Україні виправданий і вигідний для компаній будь-якого розміру, навіть великих промислових підприємств, де 70% персоналу працює на виробництві.

4. Створіть план та поетапно інтегруйте нову систему в бізнес-процеси

Щоб упровадження цифрового офісу принесло реальну бізнес-користь, важливо інтегрувати його в поточні бізнес-процеси й екосистему (CRM, ERP, бухгалтерські програми, BI-системи, звіти тощо).

Інтеграція створює єдиний наскрізний цифровий простір, в якому команді більше не доведеться вручну переносити дані, витрачати час на пошук потрібних документів і стикатися з невідповідностями у різних базах даних.

Перехід на безпаперовий офіс може бути тривалим, болісним і складним, адже це не просто встановлення нового софту, а масштабна перебудова бізнес-процесів. 

Під час таких стратегічних трансформацій важливо мати покроковий план інтеграції. Ця дорожня карта враховує етапність, відповідальних осіб і контрольні точки, щоб компанія могла підтримувати безперервність бізнес-процесів і сервісів. 

Починати краще з пілотного впровадження, наприклад, у вибраному підрозділі (логістика) чи конкретному процесі (автоматизація погодження договорів). А вже потім поступово розгортати рішення на весь бізнес. Це дозволить оцінити рішення в роботі, за потреби внести коригування й масштабуватись без зайвих помилок і стоперів.

5. Організуйте навчання команди та просувайте культуру безпаперового офісу

Forrester повідомляє, що 72% підприємств уже у процесі трансформації, але поки що використовують паперові процеси поряд із цифровими. Це зумовлено зокрема й опором до змін на різних рівнях компанії. 

Стейкхолдерам проєкту важливо «закохати» команду в новий інструмент. Люди повинні розуміти його цінність: навіщо потрібна нова система, як це спрощує їхню роботу та впливає на результати відділу й компанії.

Безпаперовий офіс — це не тільки про систему. Це про культуру в компанії. Адже навіть найкраща система автоматизації не забезпечить потрібного результату, якщо команда не готова й не хоче працювати в новому цифровому середовищі.

Для легкого та плавного переходу на безпаперовий офіс на початкових етапах працівникам потрібна підтримка й навчання. Чітко комунікуйте цінність переходу: зменшення рутини та ручних операцій, швидкий доступ до документів, зниження ризику помилок, покращення взаємодії. 

Безпаперовий офіс повинен розпочинатися з топменеджерів. Лідерство з боку керівників й активізація «амбасадорів» у різних відділах і командах дозволить мʼяко поширити культуру безпаперового документообігу на всіх працівників.

6. Аналізуйте й оптимізуйте процес 

Компанія не стоїть на місці, бізнес-процеси та технології еволюціонують, у користувачів можуть зʼявлятися нові потреби. Тому важливо постійно аналізувати ефективність документообігу, щоб вчасно виявляти вузькі місця та знаходити рішення для підвищення продуктивності.

Регулярно переглядаючи KPI, відстежуючи прогрес і збираючи фідбек від команди, можна досягти ще більшої оптимізації, наприклад, в маршрутах узгодження документів чи впровадженні нових інтеграцій, що полегшують роботу.