Цифровізація HR-сервісів у рамках програми DTEK One Click за підтримки MODUS X

Проблематика

До впровадження проєкту цифровізації HR-сервісів співробітники та HR-менеджери ДТЕК стикалися з численними викликами:

• Відсутність автоматизації — всі сервіси для виробничих спеціалістів існували виключно «на папері»;
• Складність та тривалість отримання сервісів, що надавалися лише в офісі та в упродовж
  робочого часу;
• Відсутність зручних цифрових інструментів для керівників, які б дозволяли їм отримувати повну інформацію про підлеглих;
• Невідповідність очікуванням співробітників, які звикли до якісних цифрових рішень поза компанією;
• Значні обсяги паперового документообігу, що вимагали додаткових зусиль та часу на адміністрування.

Ключова задача цифровізації HR-сервісів

Стратегічною метою проєкту є створення максимально доступних HR-сервісів для всіх співробітників компанії, зокрема виробничих спеціалістів, які раніше не мали до них доступу.

Додаткові цілі проєкту

• Перехід від паперових до цифрових процесів в управлінні HR-сервісами
• Створення особистого кабінету співробітника та керівника для зручної взаємодії з HR-підрозділами компанії
• Підвищення оперативності надання сервісів завдяки прямій інтеграції з SAP та Дія
• Мобільність та гнучкість доступу до HR-сервісів дистанційно з мобільних пристроїв
• Інтеграція Дія Підпис для підписання документів онлайн в електронному вигляді
• Підвищення ефективності HR-процесів завдяки прозорості та швидкості обробки запитів і документів

Ключові сервіси та продукти

В рамках проєкту цифровізації командою MODUS X було розроблено та вдосконалено низку цифрових HR-сервісів на веб- та мобільній платформах, що доступні 24/7 та орієнтовані в першу чергу на покращення користувацького досвіду співробітників та підвищення ефективності їх адміністрування з боку HR.

Особистий кабінет "Мій простір"

Команда MODUS Х розробила зручний інтерфейс для управління особистою інформацією співробітників та сервісами на корпоративному порталі ДТЕК.

«Мій простір» містить персональну інформацію про посаду працівника, в тому числі за сумісництвом; а також дає змогу редагувати інформацію, змінювати фото й додавати контакти у соціальних мережах тощо.

Окрім цього Мій простір є єдиним вікном доступу до оновлених HR-Сервісів: «Відпустки», «Довідки», «Звільнення» та поточних сервісів «Щорічна оцінка діяльності», «Розрахунковий лист», «Графік дистанційної роботи» тощо.

Ось опис деяких з сервісів:

Відпустки

MODUS X інтегрувала сервіси для оформлення заяв на відпустки у мобільному застосунку та на вебплатформі.

В сервісі можна дізнатись про типи відпусток, що доступні співробітнику, а також ліміти по кожному з них. Для оформлення онлайн доступний вичерпний перелік відпусток згідно з законодавством України.

У вебверсії сервісу на корпоративному порталі можна оформити заяву на відпустку як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом. У мобільному застосунку поки що доступне оформлення відпусток тільки за основним місцем роботи. Сервіс дозволяє одночасно створювати й узгоджувати кілька заяв на відпустку, що додає зручності й гнучкості у плануванні відпочинку.

Впроваджено функціональність «Графіки відпусток», яка дозволить відмовитись від ручного управління графіками відпусток та перейти до їх створення, погодження та адміністрування в єдиній автоматизованій системі.

Розрахункові листи

Завдяки новим рішенням від MODUS X співробітники можуть переглядати свої розрахункові листи через мобільний застосунок компанії на iOS та Android, що особливо зручно для виробничих працівників без доступу до компʼютерів.

При розробці сервісу в першу чергу орієнтувались на потреби спеціалістів на виробництві, які за специфікою своєї діяльності не мають робочих компʼютерів. Раніше тільки офісні працівники мали можливість переглядати свої розрахункові листи на корпоративному порталі, в той час, як для виробничого персоналу вони видавались у друкованому вигляді на папері.

‍

Довідки

Розроблено та впроваджено новий вебсервіс «Довідки» на корпоративному порталі ДТЕК. Сервіс також доступний у мобільному застосунку ДТЕК.

В новому сервісі розширено перелік типів довідок для замовлення; додано можливість співробітникам замовляти довідки як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом; реалізовано можливість сповіщення компанії про зміну особистих даних та надання підтверджувальних документів онлайн.

Удосконалений сервіс має простий та інтуїтивний інтерфейс, що робить процес оформлення довідок максимально комфортним та зрозумілим. Все, що потрібно співробітнику для замовлення довідки - увійти в сервіс на порталі, обрати необхідний тип довідки, вказати зручний спосіб її отримання та оформити заявку.

‍

‍

‍

‍Про MODUS X

MODUS X — українська ІТ-компанія з командою понад 650 спеціалістів, що проєктують, впроваджують та підтримують інноваційні цифрові рішення протягом 19 років. Ми допомагаємо клієнтам досягати бізнес-цілей, розробляючи інфраструктурні рішення, data-driven продукти та забезпечуючи інформаційну безпеку.

Компанія супроводжує цифрову трансформацію ДТЕК, яка стала першою в енергетиці України на шляху масштабної цифровізації. MODUS Х ділиться своїм досвідом назовні, залишаючись технологічною опорою для клієнтів та підтримуючи проєкти відновлення країни.