«Компанія у смартфоні»: MODUS X розробили мобільний застосунок для кожного співробітника ДТЕК у рамках програми DTEK One Click

Проблематика 

До запуску програми DTEK One Click компанія мала мобільний застосунок для співробітників, який мав низку суттєвих обмежень, що значно ускладнювали його практичне використання: 

Недоступність для більшості співробітників 

• 70% персоналу Групи ДТЕК працюють у виробництві та за специфікою роботи не мають корпоративних облікових записів, що було обов’язковою умовою для авторизації у застосунку, а відповідно й доступу до корпоративних сервісів. 

• Працівники не мали альтернативних способів авторизації у застосунку та доступу до сервісів, що робило корпоративну мобільну платформу дуже обмеженою для цільової аудиторії. 

Відсутність інтеграції у бізнес-процеси 

• Застосунок не був інтегрований із ключовими корпоративними системами документообігу, що обмежувало його можливості як робочого, щомісячна кількість активних користувачів мобільного застосунку була в районі 100 користувачів. 

Ключова задача оновлення мобільного застосунку 

Створити сучасний мобільний застосунок, який стане зручним, доступним і незамінним робочим інструментом для всіх співробітників та надасть доступ до всіх ключових сервісів, дозволить отримувати новини та інформацію від компанії, працювати з документами 24/7/365 незалежно від місця перебування. 

Рішення 

В рамках оновлення мобільного застосунку команда MODUS Х разом з ДТЕК реалізували новий сучасний продукт, який доступний для всіх співробітників компанії. Ініціатором проєкта та бізнес-замовником виступила компанія ДТЕК Сервіс. 

Розроблено стратегічне бачення мобільного застосунку 

• Визначено ключові напрями розвитку застосунку, орієнтовані на усунення наявних обмежень, забезпечення доступності, розширення функціональності та покращення користувацького досвіду. 

• Заплановано інтеграцію застосунку з ключовими процесами документообігу, щоб зробити повноцінним робочим інструментом. 

Розширено можливості авторизації в застосунку 

• Впроваджено нові способи авторизації: через персональний номер мобільного телефону та Дія. Підпис, що дозволило надати доступ до застосунку всім співробітникам, включаючи тих, хто раніше не мав корпоративних облікових записів. Це значно збільшило охоплення користувачів. 

Покращено користувацький досвід 

• Повністю оновлено дизайн та інтерфейс застосунку: створено сучасний, привабливий вигляд, а навігацію зроблено інтуїтивно зрозумілою. 

• Розроблено нові сервіси з урахуванням реальних потреб співробітників, що підвищило їхню зручність та функціональність. 

Оновлення ключових сервісів 

• Розрахункові листи: повністю оновлено сервіс, реалізовано можливість переглядати детальну інформацію про нарахування та утримання з можливістю завантаження інформації у PDF. Наразі даний сервіс є найпопулярнішим серед співробітників. Також було створено функціональність розрахункових листів для співробітників, які працюють за сумісництвом. 

• Відпустки: повністю оновлено сервіс, додано можливість переглядати ліміти відпусток як за основною посадою, так і за сумісництвом. Також можна оформлювати заявки на всі типи відпусток згідно з законодавством України без жодних паперових документів. 

• Страхування: оновлено сервіс, в ньому можна переглядати інформацію про медичний поліс, а також оформлювати заявки на відшкодування медичних витрат (для застрахованих у компанії ТАС). 

• Новини: оновлено сервіс, покращено інтеграцію з корпоративним новинним порталом, співробітники можуть переглядати корпоративні новини як по Групі ДТЕК, так і по окремих підприємствах. 

• Прямі трансляції: впроваджено функціональність для проведення прямих ліній із керівництвом компанії з можливістю ставити питання в наживо. 

• Подкасти: інтегровано відеосервіс Vimeo для зручного розповсюдження відео та аудіоконтенту. 

• Опитування: розроблено сервіс для організації та проведення опитувань з можливістю таргетування цільової аудиторії. 

Окрім цього в застосунку можна оформити та погодити графік дистанційної роботи, погодити заяву на відрядження, звернутись в Техпідтримку та багато іншого. 

Інноваційні функції та інтеграція 

• Запущено пілотний проєкт з підписання договорів ЕЦП з внутрішньої системи
  "Квант-Ехо" безпосередньо в застосунку, що дозволило швидко та зручно у
  форматі 24/7 підписувати документи з будь-якого місця. 

• Розробляється Єдина система підписання ЕЦП, яка дозволить підписувати будь-які документи КЕП із різних систем, таких як Вчасно, Медок тощо, без необхідності авторизації чи роботи в інтерфейсах цих систем. 

Завдяки реалізованим змінам мобільний застосунок вже зараз став доступним, зручним інструментом, інтегрованим у корпоративну екосистему та наповненим корисними сервісами, що відповідають потребам співробітників.

Синергія бізнесу та IT у реалізації проєкту 

Реалізація програми DTEK One Click стала можливою завдяки ефективній співпраці між бізнес-замовниками та IT-фахівцями. Успіх проєкту базувався на глибокому розумінні потреб бізнесу та здатності команди IT швидко адаптуватися до цих вимог. 

Ключові аспекти взаємодії: 

• Стратегічне управління проєктом: бізнес-лідери визначали основні цілі та пріоритети, тоді як IT-команда трансформувала ці вимоги у технологічні рішення. 

• Інтеграція бізнес-процесів: застосунок було розроблено так, щоб стати частиною екосистеми компанії, забезпечуючи автоматизацію документів, комунікації та управління персоналом. 

• Залученість керівництва: прямі трансляції та інтеграція новин дозволили підтримувати відкриту комунікацію між керівництвом та співробітниками. 

• Орієнтація на кінцевого користувача: бізнес забезпечував зворотний зв’язок від співробітників, що дозволило IT-команді впроваджувати функції, які дійсно полегшують щоденні робочі процеси. 

Результати цієї співпраці: 

• створення сучасного інструменту, що об’єднує потреби бізнесу і технологій; 

• забезпечення прозорої комунікації на всіх рівнях; 

• підвищення ефективності бізнес-процесів коштом технологічних рішень, які відповідають реальним викликам.

Результати впровадження 

Зростання кількості активних користувачів: 

• За 12 місяців, починаючи з грудня 2023 року, кількість місячних активних користувачів (MAU) зросла з 522 до 25 тисяч. 

• Це свідчить про значне підвищення залученості співробітників та попит застосунку як інструменту для роботи та взаємодії. 

Залучення виробничих працівників: 

• Понад 65% активних користувачів становлять спеціалісти на виробництві, які раніше не мали доступу до корпоративних сервісів. 

• Завдяки впровадженню нових варіантів авторизації, застосунок став доступним для всіх співробітників. 

Покращення швидкості надання сервісів: 

• Більшість ключових послуг тепер доступні онлайн, що дозволяє співробітникам замовляти та отримувати їх без необхідності особистого відвідування офісу. 

• Це суттєво зменшує витрати часу, підвищує продуктивність та зручність для працівників, які можуть вирішувати організаційні та адміністративні питання у зручний для них час. 

Розширення каналів комунікації: 

• Оновлення включає нові можливості, як-от прямі трансляції з керівництвом компанії та подкасти, що розширило доступ до інформації та комунікації для всіх співробітників. 

• Це забезпечило більш прозору взаємодію між керівництвом і працівниками, що сприяє зростанню довіри та залученості. 

Розширення доступу до корпоративних сервісів: 

• Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і зручна навігація дозволяють співробітникам швидко знаходити потрібну інформацію та сервіси. 

• Завдяки інтеграції з бізнес-процесами застосунок став не лише інформаційним, а й робочим інструментом, який полегшує виконання щоденних завдань.

Оновлення мобільного застосунку стало стратегічним кроком, який трансформував його з технічного додатку у потужний робочий інструмент, що обʼєднує корпоративні сервіси, бізнес-процеси та канали комунікації. Для компанії це означає підвищення операційної ефективності, розширення можливостей електронного документообігу та зміцнення звʼязку з кожним співробітником. 

Для працівників оновлений застосунок відкрив нові можливості, надавши доступ до актуальної інформації, спрощених сервісів і сучасних каналів взаємодії з компанією. Зручність користування, швидкість обслуговування та доступність для всіх категорій співробітників, включно з виробничим персоналом, сприяють підвищенню задоволеності та довіри до компані.