Як автоматизація HR-сервісів змінює корпоративну культуру

Що першим спадає на думку, коли ви чуєте про HR-відділ? Особові справи, довідки, заяви, розрахункові листи, відпускні… Одним словом, стоси паперів. А якщо змістити фокус із заплутаної та складної паперової документації на зручність і комфорт працівників? З цим допоможе цифровізація HR-процесів і документообігу.

У цій статті розбираємось, як автоматизація HR-сервісів не просто оптимізує час HR-департаменту, а й позитивно впливає на досвід команди, покращуючи корпоративну культуру.

Цифровізація HR-сервісів — це про зручний і турботливий цифровий досвід на роботі

За даними Academy to Innovate HR, для працівників усе важливішим стає цифровий досвід — те, наскільки ефективно вони працюють із цифровими інструментами на робочому місці, щоб бути залученими в процеси, ефективними та продуктивними.

Люди звикли до безшовного та зручного цифрового досвіду поза робочим місцем. І сьогодні вони очікують такої ж легкості в робочому просторі. Наприклад:

• коли замість візиту у відділ кадрів і написання заяви вручну довідку можна оформити одним кліком у власному смартфоні;
• коли спеціаліст у будь-який зручний час може зайти в особистий кабінет і ознайомитись зі своїм розрахунковим листом;
• коли погодження заяви на відпустку займає лічені хвилини чи години, а не дні чи тижні, як було раніше.

Цифровізація HR-сервісів — це не просто важливий етап у побудові безпаперового офісу. Вона трансформує корпоративну культуру — фокус зміщується на працівників, їхні потреби, зручність і комфортний досвід на роботі. Компанії, в яких HR сприяє формуванню позитивного досвіду працівників, в 1,3 раза частіше отримують конкурентну перевагу над іншими організаціями, показало дослідження McKinsey.

Переваги автоматизації HR-сервісів для бізнесу

HR-цифровізація прямо впливає на ефективність і якість взаємодії компанії з її найціннішим ресурсом — людьми. Автоматизація дає можливість сконцентруватися на дійсно важливих речах: розвитку талантів і команд, побудові довіри, підвищенні рівня лояльності.

Ось ключові переваги, які отримує бізнес під впровадження цифрових рішень у HR.

Покращення залученості персоналу в робочі процеси

У 2023 році глобальна залученість працівників стагнувала, а загальний добробут працівників погіршився. За оцінками Gallup, низька залученість працівників коштує світовій економіці $8,9 трильйона, або 9% світового ВВП.

У таких умовах цифровізація HR, підвищення прозорості процесів і створення сервісів для самообслуговування є дієвим інструментом для збільшення рівня залученості. Сучасні технології допомагають HR-відділам покращити та пришвидшити процеси, створити для людей найкращий досвід взаємодії з компанією та підвищити загальну ефективність бізнесу.

Підвищення рівня задоволеності персоналу

Щасливі колеги працюють на 13% продуктивніше, стверджує дослідження Оксфордського університету. Цифрові рішення інтегрують всі основні сервіси, від заяви на відпустку до оцінки ефективності роботи, в єдину екосистему. Це створює відчуття прозорості, керованості та комфорту, а також мінімізує час і зусилля на персональну взаємодію з відділом кадрів.

Оптимізовані процеси демонструють цінність людей для компанії, посилюють відчуття спільної мети та місії. Коли всі без виключення члени команди мають легкий доступ до HR-сервісів, вони відчувають, що компанія їх цінує. Їхній досвід взаємодії покращується, а рівень задоволеності зростає. 

Посилення бренду роботодавця

Задоволені працівники та їхні позитивні відгуки про співпрацю з компанією — один зі способів прокачати бренд роботодавця, щоб легше й ефективніше залучати таланти. Корпоративна культура, цінності та комфортне робоче середовище — вагомі аргументи на користь компанії у боротьбі за таланти. 

Працівники перетворюються на амбасадорів бренду, які навіть після завершення співпраці діляться позитивним досвідом, що компанія цінує команду та впроваджує рішення для зручної взаємодії.

Автоматизація HR-сервісів на практиці: реалізація проєкту в найбільшому енергетичному холдингу України Групі ДТЕК

Кейс Групи ДТЕК є прикладом того, як цифровізація HR-сервісів робить взаємодію з компанією комфортною для кожного члена команди. У межах програми DTEK One Click компанія разом з експертами MODUS X реалізувала масштабне оновлення та цифровізацію HR-процесів, щоб зробити їх доступними та зручними для всієї команди.

На підприємстві працює … фахівців, із них …% — виробничі спеціалісти, які раніше взагалі не мали доступу до цифрових HR-сервісів. Вони взаємодіяли з HR-відділом виключно в паперовому форматі, в офісі та виключно в робочі години. Це робило важливі сервіси недоступними та незручними. 

Основою проєкту стало створення особистого кабінету працівника «Мій простір», куди інтегровані всі HR-сервіси. Тепер всі працівники, зокрема й виробничі спеціалісти, можуть оформити довідки, переглянути розрахункові листи, подати заяву на відпустку чи звернутись у HR-відділ у кілька кліків прямо в застосунку на своєму смартфоні.

Погодження заяв і оформлення довідок скоротилось до кількох годин: 100% працівників мають цілодобовий доступ до всіх потрібних послуг, а навантаження на HR-відділ значно знизилось. Понад 25 000 фахівців регулярно користуються цифровими HR-сервісами через мобільний застосунок.

Висновки

Сьогодні HR-відділ — це вже не про офіс, теки з паперами й архіви. Це про гнучкість, зручність, швидкість і сучасний цифровий досвід для працівників. Цифровізація HR перетворює черги у відділ кадрів у зручний особистий кабінет працівника у смартфоні. MODUS X стане технологічним партнером у реалізації такого проєкту для вашої компанії — ми створимо кастомізоване рішення під ваші потреби та процеси, інтегрувавши HR-сервіси в зручну корпоративну екосистему.