Безпаперовий HR: які процеси можна цифровізувати і як це допоможе вашому бізнесу

Як український бізнес реалізує цифровізацію HR-сервісів

Один із масштабних проєктів цифровізації HR-функцій реалізувала Група ДТЕК за підтримки MODUS X. Це частина глобальної ініціативи DTEK One Click з переходу до безпаперового офісу, покращення користувацького досвіду працівників і покращення доступу до корпоративних сервісів.

Для Групи ДТЕК цифровізація HR-сервісів — це особливо важливе нововведення, адже велика частина спеціалістів працює на виробництві, і більшість сервісів вони могли отримати виключно в офісі в паперовому форматі та тільки в робочі години. Перехід до безпаперового HR-відділу мав виправити цю ситуацію — зробити послуги доступними для всіх членів команди, а також підвищити оперативність, гнучкість і прозорість надання сервісів.

У межах цифровізації HR-сервісів для Групи ДТЕК експерти MODUS X розробили з нуля та вдосконалили частину поточних HR-сервісів у мобільному застосунку та на вебплатформі. Тепер вони доступні 24/7 для 100% працівників, зокрема й виробничих спеціалістів. Понад 25 000 фахівців активно користуються HR-сервісами в мобільному застосунку.

5 причин розпочати цифровізацію HR-сервісів у своєму бізнесі якнайшвидше

Процеси в HR-відділі великою мірою залежать від роботи з документацією. Але опрацьовувати й адмініструвати все це вручну — довго, складно й неефективно. Автоматизація й цифровізація HR-функцій прискорює процеси, зменшує рутинне навантаження й підвищує загальну ефективність бізнесу.

Розгляньмо основні переваги, які отримує компанія від HR-цифровізації.

Прискорення процесів і зменшення навантаження на HR-відділ 

Автоматизація документообігу, подання та погодження заяв і довідок, управління робочими графіками та відпустками, адміністрування розрахункових листів і оцінки ефективності роботи значно оптимізує час, який HR-відділ витрачає на рутину. Замість стосів паперів і тривалого маршруту погодження — цифрові рішення, доступні всім 24/7. У ейчарів більше немає потреби гасити раптові «пожежі», можна зосередитися на стратегічній роботі з персоналом і розвитку талантів.

Підвищення фінансової ефективності

Безпаперовий HR-департамент суттєво зменшує витрати компанії на паперовий документообіг. Заяви, довідки, договори, нарахування — все створюється, надсилається та зберігається в електронному форматі. HR-спеціалісти більше не витрачають свій робочий час на однотипні завдання, повʼязані з паперами, тому вивільнені ресурси можна спрямувати на більш стратегічно важливі напрями. Цифровізація економить кошти бізнесу на операційних процесах, а це забезпечує окупність інвестицій у сучасні технологічні рішення.

Збільшення рівня задоволеності команди

За даними Saleforce, 89% штатних працівників стали більш задоволеними своєю роботою завдяки автоматизації. 91% із них стверджують, що автоматизація економить їхній час і забезпечує кращий баланс між роботою та особистим життям. Всі ми звикли до зручних цифрових сервісів поза робочим місцем. Ваші працівники очікують такого ж безпроблемного, комфортного та приємного цифрового досвіду й на роботі: коли корпоративні HR-сервіси доступні у смартфоні будь-де та будь-коли, запит на довідку можна подати в один клік, а погоджується вона за години, а не дні.

Аналітика для ухвалення управлінських рішень

Для ухвалення обґрунтованих рішень керівникам потрібні коректні та релевантні дані. Цифровізація HR-сервісів дає керівникам відділів і топменеджерам доступ до вичерпної інформації про кожного працівника: історія в компанії, компетенції, виконання KPI тощо. Цифровізація дає хороше підґрунтя для аналізу, виявлення зон для зростання та розвитку. Згідно з дослідженням McKinsey, компанії, які активно використовують аналітику персоналу, відзначають 80% зростання ефективності рекрутингу, 25% збільшення продуктивності та 50% зменшення показника плинності кадрів.

Легке масштабування

Що активніше зростає компанія, то складніше втримати під контролем HR-процеси. Створення нових офісів, розширення команд, віддалені працівники збільшують навантаження на ейчарів. Перехід в цифру стандартизує більшість операцій: онбординг, навчання, оцінку ефективності, розрахунок, внутрішні запити, відпустки, відрядження тощо. Усе, що раніше вимагало персональної участі HR-менеджера, з цифровізацією працює автономно в єдиному зручному інтерфейсі. В такому форматі компанія може швидко зростати без втрати якості: ви отримуєте більше з меншими ресурсами.

‍

Висновки

Цифровізація HR-сервісів — це не лише про зручність і доступність. Це про підвищення ефективності бізнесу та конкурентну перевагу для бренду роботодавця. Якщо вам потрібен надійний партнер для цифровізації HR-процесів, експерти MODUS X створять кастомізоване рішення, адаптоване під потреби та завдання саме вашої компанії.